¿Qué es?
La nómina electrónica hace referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021. Este  es un comprobante que te permitirá tomar los pagos de nómina dentro de tus declaraciones como un soporte de costos y/o deducciones. Al emitir tu nómina electrónica podrás descontar este costo en tus declaraciones de impuestos.

De esta forma, luego de liquidarse la nómina se genera el documento soporte de pago de nómina que electrónica que será enviado a la Dian para su validación, y contendrá los valores liquidados a cada empleado, según los requerimientos de la Dian en el anexo técnico de la resolución 0013 de 2021.

¿Cómo se genera?
La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnica señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.

Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

¿Quiénes están obligados?
Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

¿Cada cuánto se realiza?
La nómina electrónica se debe generar mensualmente sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.

Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021

El soporte de pago de nómina electrónica se deberá presentar los primeros 10 días del mes siguiente al que realice el pago. Si la nómina se realiza de forma quincenal por ejemplo, debes sumar estos valores quincenales y presentar un solo documento a inicio del mes siguiente.

Plazo para la implementación de la nómina electrónica.
El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la resolución 000037 del 2021,  a la vez modificado por la resolución 000063 del 30 de julio de 2021, fija el plazo que tiene los empleadores para implementar la nómina electrónica de acuerdo al número de empleados que tenga.